#4 HAPPY BIRTHDAY MEETS SMART OFFICE

Ein Artikel von Jan Zaeske, unser PRG-Experte für den Bereich Smart Office.

Die Corona Situation hat das gewohnte Leben verändert. Nicht nur im privaten Umfeld ist das Virus, der Umgang mit diesem sowie die daraus resultierenden neuen Regelungen omnipräsent. Vor allem hat diese Pandemie den Berufsalltag für jede(n) Einzelne(n), aber auch für Organisationen als Ganzes, drastisch verändert.

Als erste Maßnahme wurden die meisten Mitarbeiter, soweit möglich, ins Homeoffice geschickt. Dabei realisierten Führungskräfte, wie viel technisch möglich ist. Zum Beispiel müssen Videokonferenzen gar nicht mit teurem Equipment in Konferenzräumen ablaufen, sie können sofort und sogar auf dem Handy via Webex oder Teams gestartet werden. Zudem ermöglichen diese Tools eine viel natürlichere Kommunikation als der E-Mail-Verkehr. Dazu arbeiteten alle Mitarbeiter trotz vieler Vorurteile sehr gut mit, sodass auch die Produktivität nicht gelitten hat.

Doch auch wenn das mobile Arbeiten so gut funktioniert, gibt es einige Gründe dafür, in das Büro zurückzukehren. Ein paar ausgewählte sind:

• Schon jetzt gibt es Ärzte-Warnungen bezüglich Rückenschmerzen aufgrund von Laptop-Arbeit am Küchentisch oder auf dem Sofa. Sehr viele Menschen haben keine Mittel oder Platz für ihr Homeoffice inklusive ergonomischen Tisch und Stuhl (selbst wenn die Mittel vom Arbeitgeber bereitgestellt werden).
• Die Unternehmenskultur leidet im Homeoffice und Teams können auseinanderfallen, denn nur wenn Menschen sich persönlich begegnen und miteinander agieren, entsteht etwas wie Kultur und Zusammenhalt.
• Das Führen von Mitarbeitern wird durch das Homeoffice erschwert. Wie soll ein Vorgesetzter einen Mitarbeiter umfänglich über einen Bildschirm beurteilen? Von der Einarbeitung sowie Integration neuer Mitarbeiter und Kollegen einmal abgesehen. Außerdem fallen Kantine und Kaffeeautomat als Orte weg, an denen ein Mitarbeitender sein Netzwerk durch Kontakte in andere Teams oder Abteilungen erweitern kann.

Deswegen ist es um so wichtiger für Arbeitgeber, das Büro zu einem identitätsstiftenden Ort zu machen, der auch im Rahmen der aktuellen Gegebenheiten die Gemeinschaft stärkt sowie Kreativität und Kommunikation fördert.

Für die Rückkehr ins Büro gilt es, neue Regelungen zur Sicherheit zu beachten, entsprechende Anpassungen umzusetzen sowie die Abläufe zu organisieren. Dabei kommen viele Fragen auf. Wie viele Menschen können gleichzeitig in einem Raum sein und den Mindestabstand wahren? Im Moment können nur die Hälfte aller Schreibtische benutzt werden - wenn ich morgen ins Büro gehe, steht mir dann ein Tisch zur Verfügung? Wie können wir sicherstellen, dass Mitarbeitende einen geeigneten Platz zum Arbeiten finden? Halte ich an diesem Tisch die nötige Distanz ein?

Unternehmen sind geforderter als je zuvor, denn die Neuorganisation muss gut durchdacht sein. Die Schwierigkeit dieser aktuellen Entwicklungen wird auch dadurch deutlich, dass rund jedes zweite Unternehmen bereits Anpassungen am Gesundheitskonzept vornehmen musste. Insbesondere das Einhalten der Abstandsregeln ist herausfordernd. Deshalb sind zukünftig Agilität und Flexibilität in Unternehmen unumgänglich.

Bei dieser komplexen Aufgabenstellung leistet die Intelligenz eines smarten Büros einen entscheidenden Beitrag und z.B. mittels Sensoren kann automatisch erkannt werden, welcher Platz belegt ist. Zudem können alle Arbeitsplätze und Meetingräume online gebucht werden. Arbeitsplätze, bei denen eine Einhaltung des nötigen Mindestabstands zu Anderen nicht möglich ist, werden automatisch nicht zur Buchung angeboten. Arbeitsplätze, die mit besonderen Schutzmaßnahmen oder Equipment ausgestattet sind, können im System dargestellt werden. So ist es einfacher für Mitarbeitende, den für sie richtigen Platz zu buchen. Außerdem können Mitarbeitende vorab sehen, welche Arbeitsplätze wann frei sind und somit frühzeitig entscheiden, wann sie im Homeoffice bleiben oder ins Büro kommen.

Dazu ist es möglich, mittels dem Einsatz der Technologie, Daten über die Nutzung der Plätze und Flächen im Büro in Echtzeit abzurufen. Damit erfüllt man fast auf Knopfdruck die Anforderungen eines sicheren Büros. Darüber hinaus können Facility Manager sowie verantwortliche Manager Entscheidungen zu den zukünftigen agilen und flexiblen Anforderungen an die Arbeitswelt (und damit einhergehend die Büroanforderungen) auf Grundlage von real erhobenen Nutzungsdaten und nicht auf subjektiven Annahmen treffen.

Damit schafft ein Smart Office nicht nur Lösungen für Infrastrukturmanagement und NutzerInnen zugleich. Sondern es macht vorhandene Infrastruktur wieder effizient nutzbar, um die Kommunikation und das Miteinander im Team sowie die gemeinsame Projektarbeit, was viele Unternehmen gerade auszeichnet und erfolgreich macht, wieder aufleben zu lassen.